Bywa, że urzędy są często obciążone wieloma obowiązkami na raz. Mieszkańcy mają mnóstwo spraw i pytań, którymi zasypują pracowników w instytucjach publicznych. Wszelkie wydarzenia i organizowanie przedsięwzięć muszą znajdować potwierdzenie w wiarygodnym źródle informacji.
W mieście mogą przebywać też turyści, chcący zwiedzić okolice. Potrzebują informacji o dostępnych hotelach, restauracjach, miejscach spotkań czy miejscach, które warto byłoby odwiedzić. Zbierając wszystko do kupy, mamy wysyp informacji, które należałoby zebrać w całość i stworzyć z nich encyklopedię albo kompendium wiedzy o mieście.
Zadanie to wydaje się awykonalne, jeśli założymy, że najważniejszych informacji o mieście nie da się przekazywać jednocześnie w danej chwili. Sięgając po chatbota będziemy zaskoczeni, kiedy wirtualny asystent na każde zapytanie użytkowników będzie wysyłał właściwe odpowiedzi przez 24 godziny każdego dnia.
Dlaczego chatbot jest pomocny urzędom?
Boty potrafią zbierać właściwe słowa w zdania i wysyłać jako odpowiedzi, adekwatne do wybranego wariantu lub zadanego pytania. Działają one na zasadzie automatyzacji słów kluczowych. Mechanizm ten jest aktywny o każdej porze, bez względu na to kiedy dana osoba zdecyduje się dowiedzieć czego dotyczy konkretna sprawa.
Teraz mamy drugą falę koronawirusa. Informacje dotyczące obostrzeń są tak chaotyczne i wprowadzane niespodziewanie, że ludzie natychmiast chcieliby poznać konkrety. Problem polega na braku wyodrębnienia rzetelnego i stałego źródła wiedzy, która byłaby aktualizowana. Dzięki botowi ludzie mogliby bez większego wysiłku sprawdzać aktualności, tym bardziej, że wiedza bota w postaci słów kluczowych byłaby uzupełniana.
Czy to w ogóle możliwe?
W zasadzie, powinno być to pytanie retoryczne. Jednak warto nakreślić jak praktycznie urzędy wykorzystują boty do ułatwiania codziennej pracy i zaspokajania potrzeb mieszkańców. Idealnym przykładem jest Wrocław, będący jednym z największych terytorialnie i ludnościowo miast w Polsce.
Z powodu nieustającego problemu koronawirusa, Urząd Miejski we Wrocławiu wdrożył system za pośrednictwem firmy KODA Bots. Opracowano bota, aby mieszkańcy mogli szybko pozyskiwać wszelkie, wiarygodne informacje o epidemii. Bot działając przez zaledwie kilka dni, udzielił skutecznej pomocy 90% użytkownikom. Co więcej, wyposażono go w język angielski, a nawet ukraiński.
Każdy mieszkaniec może bez większych przeszkód zapisać się aby codziennie otrzymywać powiadomienia. Jednak chatbot zainstalowany we Wrocławiu to coś więcej, niż zwykłe przekazywanie informacji. Mieszkańcy nie tylko są informowani o aktualnościach, ale mają ciągły dostęp do wiedzy o tym jak zabezpieczać się przed wirusem i w jak starsze osoby mogą poradzić sobie z zakupami.
Co więcej, mieszkańcy dzięki botom mogą zamawiać ulubione jedzenie na wynos i pozyskiwać informacje o spędzaniu czasu w domu, a z ważniejszych spraw dowiedzieć się gdzie i w jakim zakresie możliwe jest wsparcie psychologiczne.
Co z tego wynika dla pracowników administracji?
Chatbot to dla każdego urzędów ekonomiczne, organizacyjne i wizerunkowe korzyści. Z pomocą wirtualnego, całodobowego asystenta, urząd jest każdego dnia przygotowany do pracy bez względu na ilość obowiązków, bez względu na warunki zewnętrzne.
Urzędy dzięki botowi zyskają:
- dobrą organizację pracy – bot wyręczy pracowników administracyjnych z części obowiązków, związanych z rzetelnym przekazywaniem informacji. Dzięki temu będą mogli skupić się na najważniejszych obowiązkach, zamiast głowić się nad udzieleniem prawidłowej odpowiedzi.
- szacunek wśród mieszkańców – ludzie lubią, kiedy ktoś dba o ich komfort i dobro, stawiając przy tym na konkrety. Wdrożenie dobrze zaprogramowanego bota zwiększy reputację urzędników.
- reprezentatywność miasta – każde miasto, które wprowadza nowe technologie, staje się dla wymagających osób bardziej atrakcyjne. Bot, który kieruje ludzi w różne miejsca i informuje o aktualnościach, daje do zrozumienia, że warto w danym mieście zamieszkać albo zostać na dłużej.
- oszczędność czasu – chatbot wyręczający pracowników w administracji w przekazywaniu informacji, sprawia, że ich praca jest lżejsza, a użytkownicy nie muszą długo czekać na oczekiwane informacje. Zyskują obie strony (WIN-WIN)
Zainstaluj chatbota dla Twojego miasta!
Chcesz, żeby do Twojej miejscowości przyjeżdżało jak najwięcej ludzi i chciało budować w niej swoje domy? Nie czekaj! Skontaktuj się z nami na: kontakt@botmarketing.pl, a wspólnie razem zaprojektujemy dla Ciebie i Twoich mieszkańców chatbota!
Dyskusja na temat tego post